Cuando abres una nueva cuenta de correo electrónico en Gmail, entonces puedes comprobar que tienes disponibles la críptica cantidad de 7682 MB para almacenar tus mensajes de correo y los archivos adjuntos que recibas. Esta cantidad es aproximada y si miras en tu propia cuenta (justo abajo a la izquierda en tu cuenta de Gmail) es posible que encuentres alguna diferencia de algunos MB arriba o abajo.
La cuestión es que esta cantidad que parece enorme se va llenando poco a poco, hasta un punto en el que el espacio que te queda disponible se reduce peligrosamente. En el caso de que tu espacio disponible esté lleno al 100% encontrarás que simplemente no puedes recibir ningún mensaje de correo más, con las consecuencias que ello puede traerte.
Aunque este escenario es poco probable, ten en cuenta que tarde o temprano verás que ocurre inevitablemente y, por otro lado, tampoco hay que esperar ese momento para actuar.
En mi caso concreto llevo ocupado alrededor de un 7%, relativamente poco, pero pensándolo un poco, es mejor liberar algo de espacio ahora antes que hacerlo cuando la bandeja esté al 90%. Más que nada porque eliminar 7GB de una bandeja de entrada puede ser una tarea mucho más engorrosa que hacerlo poco a poco cuando todavía no está muy cargada.
Aquí vamos a ver algunas técnicas sencillas pero efectivas ideadas para liberar espacio en tu cuenta de Gmail eliminando aquello que no necesitas.
Antes de empezar ten cuidado con lo que borras, si tienes mensajes e-mails importantes asegúrate de que están etiquetados adecuadamente y a salvo para evitar borrar algo que no debes.
Eliminar mensajes a mano
El primer paso que podrías dar es, lógicamente, eliminar los mensajes de correo que ya no necesitas, quizás porque sean antiguos, irrelevantes o simplemente mensajes que ya leíste pero dejaste en tu buzón de entrada sin eliminarlos.
Para facilitar esto, es recomendable aumentar el número de mensajes que se visualizan en Gmail de forma simultánea. El máximo que Gmail te permite en este caso es 100. Puedes modificar la configuración de Gmail en este sentido utilizando el icono de herramientas con forma de rueda dentada que aparece en la parte superior derecha de cualquier página de Gmail.
Aquí llegarás a una página con múltiples opciones de configuración. En la pestaña ‘General’ encuentras la opción ‘Tamaño máximo de la página’. Cambia su valor a 100 y luego haz click sobre el botón ‘Guardar’ que aparece al final del todo de la página. Después de esto verás que el número de mensajes que se muestran en Gmail es de 100.
El siguiente paso es conseguir que se visualicen aquellos mensajes que vamos a eliminar. Para ello puedes recurrir a las etiquetas en el caso de que hayas utilizado alguna para marcar mensajes poco importantes o el buscador en la parte superior. En el buscador puedes utilizar palabras, una URL o una dirección de e-mail.
Una vez que tienes en pantalla los mensajes que quieres eliminar puedes seleccionarlos utilizando el botón de selección que aparece justo encima a la izquierda de la lista de mensajes.
Una vez que lo hayas hecho verás que los mensajes en pantalla están seleccionados, pero con un límite de 100 porque es el máximo que establecimos antes. Sin embargo, es posible que el total de mensajes a eliminar sea de varios cientos. En este caso no es necesario que repitas la operación varias veces.
En lugar de eso verás que justo arriba aparece un mensaje parecido a ‘Se han seleccionado XX conversaciones de esta página. Seleccionar las XXXXX conversaciones’. Si haces click sobre la segunda parte del mensaje automáticamente seleccionas todos los e-mails aunque sean miles de ellos.
Una vez hecho esto puedes etiquetarlos, guardarlos en una carpeta o eliminarlos. Cuidado con esto porque podrías eliminar algún mensaje que no quieres.
Otro truco para seleccionar muchos mensajes de correo similares en bloque es abrir uno de ellos, por ejemplo un mensaje publicitario o enviado desde una dirección de e-mail concreta. Una vez que has abierto el mensaje en cuestión verás en la barra superior un botón con el título ‘Más’, así como suena. Haciendo click sobre este botón verás que se abre un menú desplegable con varias opciones, una de ellas es ‘filtrar mensajes similares’.
Verás una pequeña ventana flotante donde puedes especificar más datos, como la dirección de e-mail desde la que llegan los correos o especificar un texto de búsqueda si lo ves necesario. Cuando hagas click sobre el botón azul con una lupa que aparece justo abajo los mensajes se filtrarán automáticamente.
A partir de aquí puedes seleccionarlos en bloque tal como vimos antes para luego eliminarlos.
Elimina mensajes con archivos adjuntos
Lógicamente, los mensajes que más espacio van a ocupar son aquellos que incluyen archivos adjuntos, normalmente recibirás fotografías, imágenes, archivos PPT y demás ficheros de varios MB de tamaño.
Localizar todos los mensajes que incluyen adjuntos es algo relativamente sencillo. Para ello prueba a escribir en la casilla de búsqueda de Gmail lo siguiente:
has:attachment
Esta técnica puede mejorarse añadiendo más elementos a la búsqueda, por ejemplo, si quieres buscar mensajes de correo con archivos .ppt adjuntos puedes hacerlo así:
has:attachment ppt
En lugar de utilizar ‘ppt’ puedes indicar cualquier otra extensión de archivo. Esta opción no solo es interesante a la hora de eliminar mensajes de correo, sino para localizar mensajes que te interesen de forma rápida.
Una vez que has filtrado los mensajes que quieres eliminar solo tienes que seleccionarlos tal como vimos antes.
Elimina los mensajes de Spam y la papelera
Todos los mensajes que hemos seleccionado para eliminar anteriormente no se han borrado en realidad, así que el espacio que ocupaban no se ha liberado todavía.
Normalmente, Gmail se encarga de eliminar los mensajes de Spam y los que van a parar a la papelera de forma automática al cabo de 30 días, pero no hace falta que esperes, sobre todo si necesitas espacio urgentemente puedes hacerlo por tí mismo.
¿Dónde está la papelera de Gmail? Los mensajes que elimines no se borran directamente, en lugar de eso van a parar a la típica papelera, pero es posible que por más que la busques no aparezca. Si es tu caso vuelve a seleccionar el icono de herramientas con forma de rueda dentada en la parte superior derecha de Gmail. Aquí verás la pestaña ‘Etiquetas’ que te permite activar o desactivar las etiquetas que aparecen en la barra lateral de Gmail.
En cuanto actives esta opción verás que automáticamente aparece la ‘Papelera’ en la barra lateral izquierda de Gmail. Si visitas este enlace verás en la parte superior una opción para ‘Vaciar la papelera ahora’.
La carpeta de Spam funciona de forma similar. Si visitas esta carpeta verás que en ese lugar es donde Gmail guarda automáticamente los mensajes que considera que son spam. Aquí hay que tener cuidado porque Gmail suele funcionar bastante bien, pero en ocasiones puede que se equivoque y haya colado algún mensaje que realmente no es spam.
¿Conoces alguna otra técnica o consejo? Compártela en comentarios.